Duratec-Kassen sind finanzamtkonform

Es müssen weiterhin Einzelaufzeichnungen in der Kasse geführt werden, analog zur aktuellen Rechtslage gemäß BMF-Schreiben vom 26.11.2010. Die Einzelaufzeichnungen werden nicht mehr in einem herstellerspezifischen Fomat, sondern standardisiert exportiert. Als Standard wird die CSV-Darstellung der DFKA-Taxonomie für Kassendaten (unter dem Namen "DSFinV-K") verwendet.

Die Taxonomie enthält einige Informationen über die buchhalterische und steuerliche Bedeutung der Daten.

Ein Beispiel:

Es wird nicht nur aufgezeichnet, dass Geld aus der Kasse entnommen wird und dieser Vorgang mit einem Text belegt, sondern es wird unterschieden zwischen einer Privatentnahme, Bezahlung einer Eingangsrechnung usw. Hierzu sind möglicherweise deutliche Anpassungen an bestehenden Kassenlösungen erforderlich.

Eine TSE kann wie folgt umgesetzt werden:

• TSE als microSD-Karte
• TSE als USB-Stick
• TSE als Cloudlösung

Eine TSE gemäß der technischen Richtlinie BSI TR-03153 hat die folgenden wesentlichen Funktionen:

• Beliebige Daten können mit einer Nummerierung, einer Zeitinformation und einer elektronischen Signatur versehen, in der TSE gespeichert und auf Anforderung zusammengefasst in einer Datei exportiert werden.
• Sicherheitsmodul: Es führt die wesentlichen Sicherheitsfunktionen aus (Erzeugen der Signaturen, Führen der Transaktionszähler usw.).
• Speichermedium: Dient zur Speicherung der innerhalb der TSE abgelegten Daten.
• Digitale Schnittstelle: Hiermit ist die standardisierte Schnittstelle für die zu prüfenden Daten gemeint.

Neben den in jedem Fall erforderlichen Funktionen für eine Datensicherung ist es in vielen Fällen sinnvoll, revisionssichere Archivierungmöglichkeiten zu implementieren. Im Gegensatz zur Datensicherung werden bei der revisionssicheren Archivierung die Daten am Ursprungsort gelöscht und es ist ein uneingeschränkter Zugriff darauf möglich. Sinnvoll kann eine Archivierung aus folgenden Gründen sein:

• Löschung für begrenzten Speicherplatz in Kassensystem und/oder TSE.
• Vereinfachter Zugriff durch zentralisierte Datenhaltung.
• Einhalten der gesetzlichen 10-jährigen Aufbewahrungsfrist, ohne Kassensystem bzw. TSEs so lange aufbewahren zu müssen.

Durch die kryptografische Sicherung der Daten bedarf es keiner besonderen Sicherheitsanforderungen an das Archivierungssystem. Eine Verdichtung der Daten ist ausdrücklich ausgeschlossen.

Der wesentliche Sinn der Belegausgabepflicht und der Sicherheitselemente ist, dass bei einer Kassen-Nachschau leicht überprüft werden kann, ob alle Geschäftsvorfälle korrekt erfasst werden.

• Der Beleg muss immer und "in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit der Beendigung des Vorgangs" erstellt werden.
• Der Beleg kann in Papierform oder - wenn der Kunde dem zustimmt - elektronisch zur Verfügung gestellt werden.
• Der Kunde muss den Beleg nicht annehmen.
• Ein elektronischer Beleg muss in einem standardisierten Datenformat (z. B. JPG, PNG oder PDF) erstellt werden.
• Auf dem Beleg müssen sich einige vorgegebene Sicherheitselemente befinden, wie z. B. die Seriennummer der TSE und eine digitale Signatur.

Laut Gesetz müssen Betreiber von elektronischen Aufzeichnungssystemen die Anschaffung und die Außerbetriebnahme innerhalb von einem Monat dem zuständigen Finanzamt mitteilen. Das soll auf "amtlich vorgeschriebenem Vordruck" erfolgen. Mitzuteilen sind für jedes einzelne Aufzeichnungssystem:

• Name des Steuerpflichtigen
• Steuernummer
• Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (das umfasst laut Anwendungserlass auch die 64-stellige Seriennummer)
• Art des Aufzeichnungssystems
• Anzahl der Aufzeichnungssysteme je Betriebsstätte/Einsatzort
• Seriennummer des Aufzeichnungssystems
• Datum der Anschaffung oder Datum der Außerbetriebnahme